Trước khi làm tờ khai lần đầu cần có chữ ký số, đăng ký thông tin hải quan và phần mềm khai báo. Các bước chuẩn bị và lưu ý.
Đăng ký hải quan điện tử VNACCS và chữ ký số là bước chuẩn bị mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu lần đầu cần hoàn tất trước khi làm tờ khai. Thiếu tài khoản, chữ ký số hoặc phần mềm khai báo, bạn không thể truyền tờ khai, và hàng có thể bị chậm ngay từ đầu.
Bài viết tổng hợp các bước chuẩn bị: điều kiện doanh nghiệp, chữ ký số, đăng ký thông tin với cơ quan hải quan, phần mềm khai báo, quyền truy cập, lưu ý bảo mật và cách phối hợp với đơn vị khai thuê khi chưa sẵn sàng.
Vì sao cần chuẩn bị hạ tầng hải quan điện tử
Thủ tục hải quan hiện nay chủ yếu thực hiện bằng phương thức điện tử: lập tờ khai, truyền dữ liệu, nhận kết quả phân luồng, nộp thuế điện tử. Để làm được, doanh nghiệp cần tài khoản đăng nhập, chữ ký số hợp lệ và phần mềm khai báo kết nối hệ thống.
Chuẩn bị sớm giúp bạn không bị động khi hàng sắp về. Một số bước như làm chữ ký số hoặc đăng ký thông tin có thể mất vài ngày, nên nên làm trước khi đặt hàng.
Bạn có thể xem tổng quan khai báo tại bài khai báo hải quan là gì.
Hình 1: Tờ khai hải quan (Customs Declaration) có mã vạch – minh họa cho mục «Vì sao cần chuẩn bị hạ tầng hải quan điện tử» của bài viết «Đăng ký hải quan điện tử VNACCS và chữ ký số cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu»
Điều kiện doanh nghiệp trước khi xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cần có đăng ký kinh doanh với ngành nghề phù hợp, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, và người đại diện pháp luật. Một số ngành hàng có điều kiện kinh doanh riêng cần giấy phép tương ứng.
Nên kiểm tra mặt hàng có điều kiện nhập khẩu hay không trước khi đăng ký, để không đăng ký rồi mới phát hiện thiếu điều kiện. Xem bài kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu.
Chữ ký số: vai trò và cách sử dụng
Chữ ký số là chứng thư điện tử dùng để ký xác nhận tờ khai, nộp thuế điện tử và các giao dịch với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp đăng ký chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép, thường dưới dạng thiết bị USB hoặc dịch vụ ký số từ xa.
Chữ ký số có thời hạn và cần gia hạn đúng lúc. Hãy bảo quản cẩn thận, không cho người không có thẩm quyền sử dụng, và biết cách báo mất khi cần.
| Mục | Lưu ý |
|---|
| Thời hạn | Cần gia hạn trước khi hết hạn |
| Bảo mật | Không chia sẻ thiết bị và mã PIN |
| Người dùng | Chỉ người được ủy quyền |
| Thay đổi thông tin công ty | Cập nhật chứng thư |
Hình 2: Nhân viên văn phòng xem xét hồ sơ, chứng từ – minh họa cho mục «Chữ ký số: vai trò và cách sử dụng» của bài viết «Đăng ký hải quan điện tử VNACCS và chữ ký số cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu»
Đăng ký thông tin với cơ quan hải quan
Doanh nghiệp đăng ký thông tin người khai và tài khoản truy cập hệ thống hải quan điện tử, cung cấp thông tin pháp lý và chữ ký số. Sau khi được xác nhận, bạn có thể đăng nhập và làm tờ khai.
Thông tin đăng ký cần chính xác và cập nhật khi thay đổi (người đại diện, địa chỉ, ngành nghề). Thông tin cũ hoặc sai có thể làm tờ khai bị từ chối hoặc chậm xử lý.
Phần mềm khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp dùng phần mềm khai báo (do các nhà cung cấp phần mềm hoặc đại lý cung cấp) để lập tờ khai và truyền lên hệ thống. Phần mềm giúp lưu danh mục hàng, nhà cung cấp, mã HS và tự động tính thuế.
Khi chọn phần mềm, hãy xem khả năng kết nối, cập nhật theo quy định, hỗ trợ kỹ thuật và chi phí. Nếu nhập hàng thưa, không nhất thiết đầu tư phần mềm riêng mà có thể thuê đại lý.
Hình 3: Nhân viên kho ghi chép chứng từ tại bàn làm việc – minh họa cho mục «Phần mềm khai báo hải quan điện tử» của bài viết «Đăng ký hải quan điện tử VNACCS và chữ ký số cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu»
Phân quyền người dùng và bảo mật
Trong doanh nghiệp, cần xác định ai được lập tờ khai, ai được ký, ai được nộp thuế. Phân quyền rõ giúp tránh nhầm lẫn và gian lận. Dùng mật khẩu mạnh, thay định kỳ, không lưu chữ ký số trên máy dùng chung.
Khi nhân sự nghỉ việc, cần thu hồi quyền ngay. Lưu nhật ký thao tác để kiểm tra khi cần.
Khi chưa sẵn sàng: dùng dịch vụ khai thuê
Nếu doanh nghiệp mới, nhập thưa hoặc muốn thử thị trường trước, dùng dịch vụ khai thuê giúp bỏ qua gánh nặng ban đầu: đại lý sử dụng hệ thống và chữ ký số của họ theo ủy quyền hợp lệ. Bạn vẫn cần cung cấp chứng từ chính xác.
Khi sản lượng tăng, có thể chuyển sang tự khai. Xem bài dịch vụ khai thuê hải quan là gì, dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu và dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.
Hình 4: Tờ khai hải quan để cạnh bút và kính – minh họa cho mục «Khi chưa sẵn sàng: dùng dịch vụ khai thuê» của bài viết «Đăng ký hải quan điện tử VNACCS và chữ ký số cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu»
Checklist chuẩn bị trước lô hàng đầu tiên
- Ngành nghề, mã số thuế, tài khoản ngân hàng sẵn sàng.
- Chữ ký số còn hạn, đã thử đăng nhập.
- Thông tin đăng ký với hải quan chính xác.
- Phần mềm khai báo hoặc đại lý đã được chọn.
- Phân quyền người dùng, quy trình bảo mật.
- Mã HS, điều kiện hàng đã kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Cần gì để làm hải quan điện tử lần đầu?
Đăng ký kinh doanh phù hợp, mã số thuế, chữ ký số, thông tin đăng ký với hải quan và phần mềm khai báo hoặc đại lý.
Chữ ký số làm ở đâu?
Ở nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép; có thể dạng USB hoặc ký số từ xa.
Chữ ký số hết hạn thì sao?
Không ký được tờ khai và nộp thuế điện tử; cần gia hạn trước khi hết hạn.
Có bắt buộc mua phần mềm không?
Không nhất thiết; có thể thuê đại lý khai thuê nếu nhập thưa.
LC TRANS có hỗ trợ lô đầu tiên không?
Có, chúng tôi tư vấn chuẩn bị và hỗ trợ khai báo cho doanh nghiệp mới.
Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá
Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.
- Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
- Hotline: 0903.138.623
- Email: kha@lctrans.com.vn
- Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh