Gửi hàng mẫu cho khách ở nước ngoài cần khai báo đúng, chuẩn bị hóa đơn mẫu và kiểm tra quy định nước nhận để hàng không bị giữ.
Gửi hàng mẫu ra nước ngoài tưởng đơn giản nhưng vẫn cần khai báo đúng, chứng từ rõ ràng và tuân thủ quy định hàng cấm, hàng hạn chế ở cả hai nước. Làm sai, mẫu có thể bị giữ, trả về hoặc người nhận phải nộp thuế bất ngờ.
Bài viết hướng dẫn chuẩn bị chứng từ, cách khai báo, đóng gói, chọn dịch vụ và lưu ý với các nhóm hàng có điều kiện.
Hàng mẫu và quy định chung
Hàng mẫu gửi ra nước ngoài thường là số lượng nhỏ, để chào hàng hoặc thử nghiệm. Vẫn phải khai báo hải quan khi xuất, và nước đến cũng có quy định riêng về nhập hàng mẫu, thuế và giấy phép. Hãy tìm hiểu trước quy định nước nhận.
Xem bài nhập khẩu hàng mẫu: thủ tục để hiểu phía nhập.
Hình 1: Kho chứa nhiều bao tải nông sản – minh họa cho mục «Hàng mẫu và quy định chung» của bài viết «Gửi hàng mẫu ra nước ngoài: những lưu ý về chứng từ và hải quan»
Chứng từ cần chuẩn bị
Hóa đơn hoặc proforma ghi rõ "sample, no commercial value" kèm mô tả và giá trị tham chiếu; packing list; thông tin người gửi, người nhận đầy đủ; giấy phép nếu hàng có điều kiện. Mô tả hàng chi tiết để hải quan hai nước xác định đúng bản chất.
Xem bài bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu để biết cách ghi thông tin nhất quán.
Khai báo hải quan xuất
Hàng mẫu giá trị thấp qua chuyển phát có thể làm thủ tục đơn giản hơn, nhưng vẫn cần khai đúng nội dung, giá trị. Hàng giá trị lớn hoặc thuộc diện quản lý cần tờ khai đầy đủ. Xem dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu.
Hình 2: Phiếu đóng gói (Packing List) trong bìa hồ sơ – minh họa cho mục «Khai báo hải quan xuất» của bài viết «Gửi hàng mẫu ra nước ngoài: những lưu ý về chứng từ và hải quan»
Hàng cấm và hạn chế
Chất lỏng, pin, nước hoa, thực phẩm, thực vật, mỹ phẩm, hóa chất và hàng nhái thường bị hạn chế hoặc cấm. Kiểm tra danh mục của hãng vận chuyển và quốc gia nhận. Xem bài hàng cấm và hạn chế khi chuyển phát nhanh quốc tế.
Đóng gói và chọn dịch vụ
Đóng gói chắc, chống va đập, chống ẩm, dán nhãn rõ. Chọn chuyển phát nhanh cho mẫu nhỏ; hàng lớn hơn đi hàng không. Xem bài chuyển phát nhanh quốc tế: cước và trọng lượng quy đổi và dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế và nội địa.
Hình 3: Nhân viên giao hàng đẩy thùng hàng ra khỏi xe tải nhỏ – minh họa cho mục «Đóng gói và chọn dịch vụ» của bài viết «Gửi hàng mẫu ra nước ngoài: những lưu ý về chứng từ và hải quan»
Thuế và phí ở nước đến
Người nhận có thể phải nộp thuế, phí tùy trị giá và quy định. Thỏa thuận trước ai chịu (DAP hay DDP). Ghi giá trị trung thực. Khai thấp giá trị có thể bị phạt.
Hỗ trợ từ LC TRANS
Chúng tôi tư vấn chứng từ, đóng gói và chọn dịch vụ cho hàng mẫu. Hãy gửi thông tin mẫu và nước nhận.
Hình 4: Hạt cà phê trong tách và bao tải – minh họa cho mục «Hỗ trợ từ LC TRANS» của bài viết «Gửi hàng mẫu ra nước ngoài: những lưu ý về chứng từ và hải quan»
Bảng chuẩn bị chứng từ gửi mẫu
| Chứng từ | Nội dung | Lưu ý |
|---|
| Hóa đơn/proforma | "Sample, no commercial value", mô tả, giá trị tham chiếu | Trung thực, đủ chi tiết |
| Packing list | Số kiện, trọng lượng | Khớp hóa đơn |
| Thông tin người nhận | Tên, địa chỉ, điện thoại | Đầy đủ chính xác |
| Giấy phép | Nếu hàng có điều kiện | Kiểm tra từ trước |
Ví dụ: gửi mẫu mỹ phẩm ra nước ngoài
Doanh nghiệp gửi 5 mẫu mỹ phẩm cho đối tác. Họ kiểm tra quy định nước nhận về nhập mẫu mỹ phẩm, ghi rõ thành phần và dung tích, đóng gói chống rò, chọn dịch vụ chuyển phát. Lô mẫu được thông quan nhanh vì chứng từ rõ ràng.
Checklist gửi mẫu
- Kiểm tra quy định nước nhận.
- Chứng từ rõ ràng, giá trị trung thực.
- Đóng gói chắc, chống rò, chống vỡ.
- Chọn dịch vụ phù hợp kích thước.
- Thỏa thuận ai chịu thuế ở nước đến.
Câu hỏi thường gặp
Hàng mẫu có phải khai báo không?
Có, cả ở Việt Nam và nước nhận.
Ghi giá trị thế nào?
Ghi trung thực giá trị tham chiếu và nêu "sample, no commercial value".
Mỹ phẩm mẫu gửi được không?
Tùy quy định nước nhận; cần kiểm tra trước.
Ai chịu thuế ở nước đến?
Thỏa thuận trước; mặc định thường người nhận.
Dùng dịch vụ nào?
Chuyển phát nhanh cho hàng nhỏ, hàng không cho lô lớn hơn.
Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá
Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.
- Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
- Hotline: 0903.138.623
- Email: kha@lctrans.com.vn
- Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh