Những nguyên nhân khiến hàng hóa vận chuyển đường biển bị chậm trễ

Chậm tàu, tắc cảng, thiếu chứng từ, kiểm hóa, sai thông tin hàng hóa… là các nguyên nhân hay gặp và cách phòng tránh.

Nguyên nhân hàng hóa đường biển bị chậm trễ rất đa dạng: có cái nằm ngoài tầm kiểm soát như thời tiết, tắc cảng, nhưng cũng có nhiều nguyên nhân đến từ chính khâu chuẩn bị của doanh nghiệp như chứng từ sai, khai báo chậm hay thiếu giấy phép. Phân biệt được hai nhóm giúp bạn biết phần nào có thể cải thiện.

Bài viết liệt kê các nguyên nhân thường gặp theo từng khâu, hậu quả về chi phí và cách phòng tránh, kèm các biện pháp thực tế mà LC TRANS áp dụng để giảm rủi ro chậm trễ cho khách hàng.

Chậm do lịch tàu và hãng tàu

Hãng tàu có thể đổi lịch, hủy chuyến (blank sailing), đổi cảng ghé hoặc giảm tần suất khi nhu cầu thấp. Khi đó hàng bị đẩy sang chuyến sau, làm chậm vài ngày đến cả tuần. Tàu đầy chỗ vào mùa cao điểm cũng khiến hàng bị lỡ chuyến dù đã đặt.

Tàu chuyển tải còn có rủi ro lỡ kết nối ở cảng trung gian. Vì vậy với hàng gấp, nên chọn tàu đi thẳng hoặc đặt chỗ sớm và xác nhận chắc chắn. Hãy theo dõi lịch tàu thường xuyên, đừng chỉ dựa vào lịch báo giá ban đầu.

Xem thêm mốc tham khảo tại bài thời gian vận chuyển đường biển về Việt Nam để biết thời gian bình thường của từng tuyến.

Hình 1: Tàu container cập cảng nhìn từ trên cao – minh họa cho mục «Chậm do lịch tàu và hãng tàu» của bài viết «Những nguyên nhân khiến hàng hóa vận chuyển đường biển bị chậm trễ»

Chậm do tắc nghẽn cảng và thời tiết

Cảng đông đúc làm tàu phải chờ cầu bến, chờ xếp dỡ, đặc biệt vào mùa cao điểm. Một số cảng quốc tế gặp tình trạng ùn tắc kéo dài khiến tàu rời cảng muộn nhiều ngày. Bão, sương mù và biển động cũng khiến tàu phải hoãn hoặc đổi tuyến.

Những yếu tố này khó kiểm soát, nhưng có thể giảm ảnh hưởng bằng cách đặt hàng sớm, dự phòng thời gian và chia lô khi cần. Hãy tham khảo thông tin cập nhật từ đơn vị vận chuyển để điều chỉnh kế hoạch.

Với hàng có hạn giao cố định, nên cân nhắc phương án thay thế như hàng không cho phần gấp. Xem bài so sánh vận chuyển đường biển và đường hàng không.

Chậm do chứng từ và thủ tục hải quan

Đây là nhóm nguyên nhân phổ biến nhất mà doanh nghiệp có thể kiểm soát: hóa đơn, packing list, vận đơn không khớp thông tin; thiếu chứng nhận xuất xứ; khai sai mã HS; thiếu giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành; nộp thuế chậm. Mỗi sai sót đều làm hàng nằm cảng thêm ngày.

Nếu tờ khai bị phân luồng đỏ, hàng phải kiểm hóa và thêm thời gian chờ lịch kiểm. Một số mặt hàng cần kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc công bố sản phẩm nên thời gian kéo dài hơn.

Chuẩn bị chứng từ đúng ngay từ đầu giúp giảm rủi ro rất lớn. Xem bài bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu, bài khai sai mã HS và hậu quả, bài phân luồng tờ khai và bài kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu.

Hình 2: Container xếp chồng nhiều tầng tại bãi cảng – minh họa cho mục «Chậm do chứng từ và thủ tục hải quan» của bài viết «Những nguyên nhân khiến hàng hóa vận chuyển đường biển bị chậm trễ»

Chậm do đóng hàng, vận chuyển nội địa và nhà cung cấp

Nhà cung cấp trễ đóng hàng, trễ làm thủ tục xuất hoặc trễ hạ cảng so với cut-off sẽ làm lỡ tàu. Hàng đóng sai quy cách, vượt tải trọng container cũng có thể bị từ chối tại cảng. Một lỗi nhỏ ở đầu đi có thể gây chậm cả tuần.

Ở đầu đến, thiếu xe kéo, kẹt xe, giờ cấm tải hoặc kho dỡ hàng chưa sẵn sàng làm container nằm lại bãi, phát sinh phí lưu. Quản lý lịch kéo và nhân lực dỡ hàng là yếu tố quan trọng.

Nên yêu cầu nhà cung cấp gửi ảnh đóng hàng và chứng từ nháp để kiểm tra sớm. Chúng tôi phối hợp với nhà cung cấp và xe kéo để các mốc khớp nhau.

Hậu quả của việc chậm trễ

Chậm trễ gây ra chi phí lưu container (Detention), lưu bãi (Demurrage), phí kho, chi phí cơ hội do thiếu hàng bán, phạt hợp đồng với khách và áp lực dòng tiền. Với hàng theo mùa, chậm một tuần có thể mất cả mùa bán.

Một số trường hợp, hàng chậm còn làm phát sinh phí đổi lịch, đặt lại chỗ, hoặc phải vận chuyển gấp bằng đường hàng không với chi phí cao. Tổng thiệt hại thường lớn hơn nhiều so với chi phí phòng ngừa.

Bài Demurrage và Detention giải thích cách tính và cách hạn chế các khoản phí này.

Hình 3: Đoàn xe tải xếp hàng dài trên đường chờ làm thủ tục – minh họa cho mục «Hậu quả của việc chậm trễ» của bài viết «Những nguyên nhân khiến hàng hóa vận chuyển đường biển bị chậm trễ»

Cách phòng tránh chậm trễ

Các biện pháp hiệu quả: đặt chỗ sớm; chọn tàu phù hợp tính cấp bách; kiểm tra chứng từ nháp trước khi đóng hàng; xác định mã HS và điều kiện chuyên ngành từ đầu; chuẩn bị tờ khai trước khi tàu đến; lập lịch kéo và nhân lực dỡ hàng; dự phòng thời gian trong kế hoạch.

Chia lô và dùng phương thức kết hợp cho hàng gấp; theo dõi lô hàng hằng ngày và phản ứng nhanh khi có thay đổi. Với nhập đều đặn, thiết lập lịch cố định giúp ổn định hơn.

Xem thêm bài 7 kinh nghiệm tối ưu chi phí vận chuyển đường biển để áp dụng thêm biện pháp.

Cách LC TRANS giảm rủi ro chậm trễ cho bạn

LC TRANS rà soát chứng từ nháp, tư vấn mã HS, chuẩn bị tờ khai trước khi tàu đến, theo dõi lịch tàu và thông báo sớm khi có thay đổi. Chúng tôi đề xuất phương án thay thế khi cần và phối hợp xe kéo để tránh phí lưu.

Xem dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu và dịch vụ nhập khẩu trọn gói để biết cách chúng tôi quản lý toàn chuỗi.

Hãy gửi thông tin lô hàng để chúng tôi lập kế hoạch rủi ro và báo giá.

Hình 4: Tàu container chất đầy hàng nhìn từ trên cao, có tàu lai hỗ trợ – minh họa cho mục «Cách LC TRANS giảm rủi ro chậm trễ cho bạn» của bài viết «Những nguyên nhân khiến hàng hóa vận chuyển đường biển bị chậm trễ»

Bảng nguyên nhân chậm trễ, mức ảnh hưởng và cách phòng ngừa

Nguyên nhân	Mức chậm thường gặp	Cách phòng ngừa
Hãng tàu đổi lịch, hủy chuyến	Vài ngày đến một tuần	Đặt sớm, theo dõi lịch hằng tuần
Tắc cảng, chờ cầu bến	1–5 ngày	Dự phòng thời gian, chọn cảng ít tắc
Chứng từ sai, thiếu	2–7 ngày	Kiểm tra chứng từ nháp trước khi hàng đi
Luồng đỏ, kiểm hóa	1–4 ngày	Khai chính xác, giữ lịch sử tuân thủ tốt
Kiểm tra chuyên ngành	3 ngày đến vài tuần	Kiểm tra điều kiện từ trước khi đặt hàng
Thiếu xe kéo, kho chưa sẵn sàng	1–3 ngày	Lập lịch kéo khi biết ngày hàng đến

Bảng cho thấy phần lớn nguyên nhân gây chậm nằm ở khâu chuẩn bị, nơi doanh nghiệp có thể chủ động.

Ví dụ một lô hàng chậm và bài học rút ra

Một doanh nghiệp nhập thiết bị điện từ Quảng Châu đặt hàng sát mùa cao điểm. Tàu bị hủy chuyến, hàng dồn sang tuần sau; khi tàu cập cảng, họ mới phát hiện thiết bị cần chứng nhận hợp quy, nên hàng nằm bãi thêm gần hai tuần và phát sinh phí lưu lớn. Nếu kiểm tra điều kiện chuyên ngành ngay khi đặt hàng và để dư thời gian trong kế hoạch, thiệt hại đã nhỏ hơn nhiều.

Bài học: chậm trễ hiếm khi do một nguyên nhân đơn lẻ, mà là chuỗi nhỏ cộng dồn. Giảm từng mắt xích bằng chuẩn bị sớm sẽ hiệu quả hơn việc cố rút ngắn ở phút cuối.

Cách lập kế hoạch dự phòng thời gian

Hãy cộng vào thời gian báo giá một khoảng đệm: khoảng ba đến năm ngày với tuyến gần, một đến hai tuần với tuyến xa, nhiều hơn vào mùa cao điểm. Với hàng có hạn giao cố định, lùi ngày đặt hàng cho đủ đệm, hoặc chia lô để một phần đi nhanh.

Đồng thời đặt mốc kiểm tra: hạ cảng, tàu chạy, hàng đến, thông quan. Nếu một mốc trễ, bạn có thời gian xử lý trước khi ảnh hưởng đến khách hàng của mình.

Checklist xử lý khi hàng đã chậm

Xác định nguyên nhân bằng cách liên hệ hãng tàu, cảng, hải quan.
Hỏi lịch dự kiến mới và rủi ro chậm thêm.
Kiểm tra thời hạn miễn phí lưu container để tránh phí.
Thông báo sớm cho khách hàng của bạn kèm thời gian mới.
Cân nhắc phương án thay thế cho phần hàng gấp (hàng không).
Ghi lại nguyên nhân và chi phí phát sinh để rút kinh nghiệm.

Phản ứng nhanh và thông tin minh bạch giúp giảm thiệt hại. LC TRANS luôn báo sớm khi lịch thay đổi và cùng bạn tìm phương án.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên nhân chậm hàng phổ biến nhất là gì?

Thường là chứng từ sai hoặc thiếu và thủ tục hải quan, tiếp đến là lịch tàu thay đổi và tắc cảng.

Hàng lỡ tàu thì làm sao?

Hàng được xếp sang chuyến sau; cần liên hệ ngay để đặt lại chỗ và cập nhật kế hoạch. Có thể dùng hàng không cho phần gấp.

Chậm hàng có bị phạt không?

Có thể phát sinh phí lưu container, lưu bãi và phạt hợp đồng với khách. Nên dự phòng thời gian để tránh.

Làm sao biết tàu đổi lịch?

Theo dõi thường xuyên số container hoặc vận đơn, và nhờ đơn vị vận chuyển báo ngay khi có thay đổi.

Có cách nào giảm rủi ro chứng từ không?

Gửi chứng từ nháp cho đơn vị khai báo kiểm tra trước khi đóng hàng, xác định mã HS và điều kiện chuyên ngành từ đầu.

Xem thêm

Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá

Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.

Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
Hotline: 0903.138.623
Email: kha@lctrans.com.vn
Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh

Lc Trans

Theo LC TRANS